LINE WORKSとAI議事録で現場をつなぐ 従業員50名の建設会社の連絡改革

導入前の吉成建設では、総務から現場へ電話しても作業中で出られず、折り返しが来たときには今度は総務が手を離せない、というすれ違いが毎日のように起きていました。メールで届いた連絡も、現場ではiPadや携帯で読み込むのが難しく、夕方に事務所へ戻ってから処理する流れが定着していました。本社と大阪支店の間でも、互いの動きが見えにくい状態が続いていました。

編集部の見立てでは、問題の根は連絡手段の「数」ではなく、どの手段も相手と同じタイミングで手が空いていることを前提にしていた点にあります。電話は同時に話せないと成立せず、メールはパソコンの前に座れないと読めない。現場の仕事のリズムと、連絡の受け取り方が噛み合っていなかったのです。

フリープランでの試行と、一度失敗した社内プレゼンの立て直しが、有料化の根拠を具体的な言葉に変えました。建築部・大阪支店・総務部で先に使ってみたことで、相手の都合を気にせず送っておける連絡の楽さが、机上の比較ではなく体験として共有されています。社長から「個人のLINEで足りるのでは」と問われた後、総務部が安全性と全社での情報共有という観点で意義を整理し直した経緯は、ツールの価値を「便利さ」から「会社として管理された連絡網」へ定義し直す作業だったと考えられます。

AIの活用が、すでに定着した連絡基盤の上に、現場発の要望として載ったことも大きいと見ています。掲示板での写真付き発信やトークでのやり取りが日常になったあとで、大阪支店の現場から「会議記録を正確に残したい」という声が上がり、AiNoteが加わりました。目的が「言った言わない」を防ぐ証跡づくりと明確で、使う人が自ら求めた道具であるため、新しいAIを現場に押し込む抵抗が生まれにくかったのではないでしょうか。

図面、安否確認、設備予約といった用途を一つのアプリに寄せた設計は、非常時の使いやすさにもつながっています。普段から開いているアプリでアンケートに答える形にしたことで、安否確認が特別な操作ではなくなりました。用途を増やすたびに別のシステムを覚えさせない方針が、50名規模の組織で全員の利用を保つ前提になっていると考えられます。

Driveに図面を集約したことで、現場からスマートフォンで最新図面を確認でき、データ共有や確認にかかる時間は大幅に削減されています。安否確認訓練では全従業員50名の回答状況が一目で分かり、集計作業は自動化されました。外部トークでつながった印刷会社とは、年末の繁忙期の急ぎの名刺発注を4日間で納品まで終えています。AiNoteについては、トピックごとに整理された要約で関係者への共有が容易になり、議事録作成時間の大幅な短縮が期待されている段階です。今後は協力会社の安全協力会「かねよし会」の全メンバーとの接続を目指しています。