面積計算が月10時間超から2時間に、AI研修で業務アプリを自作したリフォーム会社

導入前、営業と事務の担当者は自分の案件を進めながら、現調の管理、積算のための面積の拾い出し、反響の振り分け、提案書づくりも抱えていました。業界で定番のシステムは入れていたものの、それ以上の効率化には手が付いていなかった状態です。現調の管理は、紙の一覧表に全員が記入して戻るまで3日。面積出しは営業1人あたり月10時間以上、反響の管理は月10時間弱かかっていました。紙の書類は忙しさから提出が遅れがちで、リマインドや手戻りも重なっていました。

編集部の見立てでは、困りごとの芯は個々の作業時間の長さではありません。情報が「全員がそろうまで完成しない形式」に載っていたことにあります。紙の一覧表は、いちばん手が離せない人の記入を待って、初めて役に立つものです。そのため管理する側は、待つことと催促することに時間を割かれていました。作業そのものより、受け渡しの仕組みが業務を止めていたと考えられます。

最大の要因と考えられるのは、研修の題材を、受講者自身が抱えていた業務にそのまま重ねた進め方です。受講したのは現場の職人ではなく、現調の管理や反響の振り分け、積算を日々担っていた営業・事務の責任者層でした。研修で形にした4つの成果物は、いずれも導入前の手間と1対1で対応しています。一般的な活用例を土台にしつつ自社業務に合わせて設計したため、学んだ内容を職場に持ち帰って応用し直すという、研修で最もつまずきやすい段差がなかったわけです。

次に効いたのは、人の役割を「作る」から「確認する」へ移す設計です。面積は外壁図面から数値が出てきて、人がそれを点検します。提案書も、先に形になったものの中身を見る流れに変わりました。AIの出力を最終成果物と見なさず、人の確認を前提に置いたことで、見積の根拠になる数字のように誤りが許されない業務にも踏み込みやすくなったのではないでしょうか。なお現調の管理は、高度な処理ではなく、実施済みかどうかをボタンで示す簡単な共有アプリで置き換えています。課題に応じて仕組みの重さを選び分けている点も見逃せません。

もう一つの要因は、実践形式で設定まで自分たちの手で行ったことです。受講者が最も苦労したのは設定の部分でした。そこを自力で越えた経験が、分からないことをAIに質問しながら自分たちで回す使い方につながったと読めます。ツールを渡されるのではなく作り方を身につける形だったことが、内製の土台になったと考えられます。

時間の面では、3つの業務で数字が動きました。紙の一覧表で3日かかっていた現調の管理は、アプリで回答する形になってほぼリアルタイムに。面積の拾い出しは営業1人あたり月10時間以上から2時間へ、反響の管理は月10時間弱から1時間程度へ短縮されています。仕事の中身も、書類を作って直す流れから、出てきたものを確認する流れへ変わりました。

研修後のフォローについて、代表は今のところ必要ないと語っています。今後は、受講者の範囲にとどまっている活用を社内全体へ広げること、社内業務のAI化を採用に向けて発信することを掲げています。一方で、他社の事例やユースケースをもっと知りたいという要望も出ています。自社業務への当てはめはできても、使い方の引き出しはまだ足りないという自己評価です。