建設現場の議事録作成が10分の1程度に、AI文字起こしで上司の手直しも減少

建設現場の職員は日中を施工管理や安全管理に費やし、事務作業は夕方以降に回さざるを得ません。なかでも重かったのが議事録で、録音を止めては巻き戻す書き起こしに半日近くかかり、提出後も「ニュアンスが違う」「そんな話はしていない」と上司に差し戻され、3〜4往復することもありました。

編集部が注目したいのは、後者の往復のほうです。時間を奪っていたのは書き起こしの手間だけでなく、作成者の記憶と解釈を経た要約しか手元に残らないという構造だったのではないでしょうか。上司と作成者が同じ原資料を見られないため、議論は「何が話されたか」の確認から始まり、修正が終わらない。困りごとの本質は、参加者全員が立ち返れる客観的な一次記録の欠如にあったと考えられます。

全社で使っていたLINE WORKSのアカウントでそのまま使える点を選定の軸に置いたことが、最初の壁を低くしました。新しいIDとパスワードを配って管理させる手間は、現場が散らばる建設会社では普及の足かせになりやすいものです。そこへ、普段の連絡手段である掲示板で操作マニュアル付きの案内を流し、まずは小さな料金プランでトライアルを始めています。利用枠の消化ペースという実際の数字を見てから上位プランへ移る段取りは、需要を推測ではなく使われ方で確かめる、無理のない広げ方だと言えます。

もう一つの要因は、AIの役割を「記録」と「整形」の二段に分けた運用設計です。文字起こしと話者分離はAiNoteに任せ、その全文をPCで確認したうえで、書式への落とし込みは自社の生成AIで行います。議事録の土台が作成者の要約ではなく発言そのものの記録になるため、上司も同じ材料を前提に読めるようになり、解釈のズレが入り込む余地が小さくなったと考えられます。専門用語や工法名が文脈から変換され、誰の発言かも区別されることが、この「記録を土台にする」やり方を現場で成り立たせる前提条件になっていたのでしょう。

録音の道具をICレコーダーから手持ちのスマホに置き換えたことも、見落とせない工夫です。機器を準備する手間に加え、「誰が議事録を書くのか」という心理的な押し付け合いが、録音を始める一言に変わりました。録音データがすぐクラウドに上がりPCから編集できる流れが、記録を取ることを特別な作業から会議の習慣へと変えています。

議事録作成は、極端な例では従来の10分の1程度の時間で終わるようになり、浮いた時間は施工計画の検討や現場巡回に回されています。AIの文字起こしを土台にした議事録が所長から一度で承認されるなど、修正の往復も激減しました。協力会社の専門的な発言を別途書いてもらう必要もなくなっています。利用は全体で100箇所近く、うち35現場に広がり、月6,000分の枠をすぐ使い切ったため18,000分のプランへ切り替えています。今後はAPI連携による書式出力の自動化、海外拠点での翻訳活用、若手支援やベテランの暗黙知の記録への展開が構想されています。