AI議事録で作成2〜3時間が約30分に、飛島建設の建設現場での広げ方

建設現場では、施主や設計者が出る月1回の総合定例会議、設計担当との週1回の会議、協力会社との段取りの打ち合わせが重なります。その記録を任されていたのは、現場管理だけでも手一杯の作業所長でした。1時間の会議を聞き直してまとめるのに2〜3時間かかり、会議中に必死でメモを取れば、今度は話を聞く手が止まる。過去に試した議事録ツールも精度や使い勝手で定着しませんでした。

編集部が注目したいのは、ここでの議事録が単なる備忘録ではなく、工事のやり直しを防ぐための「証拠」として扱われている点です。会議の当事者として判断を下す立場の人が、同時に正確な記録係も兼ねなければならない。困りごとの根は作業時間の長さそのものより、この一人二役の構造にあったと考えられます。

全社員に発行済みのLINE WORKSのIDとパスワードでそのまま使えたことが、現場への浸透を決定づけた要因と見ています。飛島建設では数年前から現場の連絡手段としてLINE WORKSが定着しており、新しいツールでありながら新しいアカウントや操作体系を覚える必要がほとんどありませんでした。事前の導入教育や説明会なしで広がったという事実は、普段使いの基盤の上にAIを載せるやり方が、忙しい現場ほど効くことを示しているのではないでしょうか。

もう一つの柱は、小さく試してから広げる段取りです。アカウント数ではなく文字起こし時間に応じて料金が決まるプランだったため、最低限の契約で一部の現場から始められました。効果を現場で実感したうえで本格運用に移り、約100現場のうち数十箇所へと自然に利用が広がっています。全社一斉の号令ではなく、使った人の実感が次の現場を呼ぶ形になっていた点が、過去のツールとの違いを生んだと考えられます。

さらに、AIと人の役割分担が議事録という成果物の性質に合っていました。録音、話者の分離、「えー」などの言い淀みの除去、全体要約・主要トピック抽出・区間ごとの要約までをAIが受け持ち、人は仕上げに専念します。しかも元の音声が残るため、後から該当箇所の発言を正確に確かめられる。証拠としての記録をAIが網羅的に押さえ、人は判断と編集に回るという分け方が、所長の一人二役をほどいたのでしょう。

1時間程度の会議の議事録作成は、従来の2〜3時間から約30分で終わるようになりました。会議中に細かくメモを取る必要がなくなり、議論そのものに集中できるようになった点も、現場の所長は成果として挙げています。決定事項や次のアクションが要約で明確になり、関係者の共通認識をそろえやすくなったほか、音声とテキストで発言を確かめられることから、手戻りや損害につながる「言った言わない」のトラブル防止にも有効だと評価されています。今後は協力会社との打ち合わせや朝礼・終礼にも記録の対象を広げ、欠席者への共有に生かす構想があり、建設分野の専門用語が正しく変換されるようになることにも期待が示されています。