議事録・資料作成が3〜4割短縮 発電プラント建設会社の生成AI定着策

西日本プラント工業が抱えていた課題は3つあります。少子化で人を増やせないこと、ベテラン技術者のノウハウが言葉にしにくく若手に渡らないこと、そして安全に関わる重要な記録が紙のまま各所に散らばっていることです。さらに、原子力を含む重要インフラを扱う会社なので、情報の扱いには一般企業より厳しい条件が求められていました。

この3つは別々の問題に見えますが、編集部の見立てでは根は1つです。会社の知識が「人の頭」と「紙」の中に閉じていて、組織として取り出せる形になっていませんでした。そう考えると、生成AIは文書作成を速くするための道具である以上に、社員がデジタルで情報を扱う習慣そのものを社内に根づかせる入り口として選ばれたと読めます。ツールを置くだけでは何も変わらないという認識が、最初からあったのではないでしょうか。

研修の重心を部長層に置いた設計が、上と下の両方へ波及する起点になったと考えられます。部長は経営層と現場の間に立つ役職です。ここが生成AIの可能性を理解すれば、自部門での活用を後押しでき、役員には効果を示せます。研修は使い方の説明にとどめず、生成AIが企業活動をどう変えうるかまで2時間ほどかけて扱いました。講師には社内の担当者ではなくエクサウィザーズの講師を招き、話の説得力を高めています。研修結果を社内で共有したところ、役員側から自分たちにも研修をしてほしいという要望が出ており、中間層を先に動かす順序がうまく働いた形です。

現場から出てきた使い方を技術統括部が拾い上げ、磨いてから社内に戻す循環も、定着を支えた要因でしょう。自発的にExcelマクロを作った現場や利用頻度の高い社員には、個別にフォローしています。出てきたアイデアは技術統括部が一緒にテンプレートや活用方法に仕立て直し、イントラや研修で紹介しています。「興味はあるが使い方が分からない」層は、同じ社内の具体例を見て使い始めることが多く、推進部門が事例をつくるのではなく現場の工夫を編集して配る役に回った点に、この手法の要があると編集部は見ています。

導入前に選定条件をはっきり決め、そのうえで全社員に試験利用させた段取りも見逃せません。条件は、情報が国内で完結し学習に二次利用されないこと、誰がいつ何を扱ったかを追えるログ機能があること、複数のAIモデルを使い分けられることの3つでした。特にログ機能は、セキュリティ監査だけでなく、どの業務で効果が出ているか、社員がどこでつまずいているかを把握する材料として位置づけられています。全社員に使わせてアンケートと利用状況を確かめてから本格導入の規模を決めた進め方は、使われるかどうかを先に確かめる手順として合理的です。

議事録や資料作成にかかる時間は、利用者から3〜4割程度短縮できているという評価が出ています。試験導入期の社員アンケートでは6〜7割が業務効率化を実感していました。利用者の割合は社内全体の3〜4割で落ち着いていますが、利用者1人あたりの利用回数は右肩上がりで、日常業務に組み込まれつつある段階と読めます。現場では自発的なマクロ作成が生まれ、役員から研修の要望が出るなど、上下双方で意識の変化が見られます。今後は、紙の情報のデジタル化とデータベース化、ベテランの勘どころをAIで整理・蓄積して引き出す技術継承の仕組みづくりを目指しています。