Claude Codeを社員全員で使う体制へ、少人数リフォーム会社が業務16工程を分解

同社では、問い合わせが4つの経路から入り、案件の状況は担当者に聞かないと分からない状態でした。見積の説明から請求・入金確認までの事務は経理を兼ねる営業担当に集まり、AIを使っているのもその1人だけ。会社としての決まりごとがないため、使う人によって出てくるものが違うという悩みも抱えていました。

一見すると「情報共有の不足」と「AI活用の遅れ」という別々の課題に見えます。しかし編集部の見立てでは、両者の根は同じです。案件の情報も、AIに伝えるべき会社の前提も、どちらも特定の個人の頭の中にしかなく、全員が参照できる共通の置き場所が存在しなかった。少人数の会社ほど、この「基準点の不在」が一人への依存として表面化しやすいのではないでしょうか。

16工程それぞれの下に実際の作業を1行ずつ書き出す「AI化台帳」を、仕組みづくりより先に作ったことが最大の分岐点だったと考えられます。現状の実態は同社が答え、AIに任せる範囲は両社で相談して決め、支援側は決まっていない箇所にだけ案を置くという進め方が取られました。業務の当事者が自分の言葉で作業を分解するため、AIの担当範囲が現場の実感とずれにくく、導入後に「使えない」と放置されるリスクを下げたはずです。台帳に残った工程を順にスキル化していく後続の計画も、この分解があってこそ成り立っています。

AIの出力のばらつきを、個人の腕ではなく「AIが読む前提」の側で揃えた設計も効いています。CLAUDE.mdには会社概要、16工程と担当、社内の言葉、出力の型、禁止事項、ファイルの置き場所が書き込まれ、繰り返す作業は1業務1スキルの手順書に切り出されました。正本を1か所に置き各PCが使う前に最新版を取り込む運用により、版の食い違いも起こりにくい構造です。さらに「案件管理に登録して」のひと言で書類の内容をアプリへ登録できるようにしたことで、AIの作業結果が個人のPCに留まらず、全員が見る案件一覧に直接流れ込む仕組みになっています。

全員に使わせる前に、守るべき線とルールを先に決めた順序も見逃せません。氏名や住所、工事金額、住まいの写真を扱う業態だけに、アプリは会社のアカウントでログインした社員だけが開ける設定とし、設置途中で設定が初期状態に戻る落とし穴は手順書内の確認工程で防いでいます。運用ルール10項目を一つずつ採否まで決め、変更は責任者が承認、同じ作業を2回したらスキル化の候補、月1回の不要スキル整理、AIの成果物は人が確認してから外へ出す、といった決めごとと毎月の顧問による伴走が、仕組みを育て続ける回路になっていると読めます。

以前は営業担当1人だけが使っていたClaude Codeを、現在は社員全員が利用しています。案件の段階に加え、請求中・入金待ちといった状況も全員が同じ画面で確認できるようになり、書類と写真は案件ごとのフォルダへ自動で振り分けられ、書類作成後の入力し直しもひと言の指示で済む形に変わりました。数値の削減効果は示されていませんが、「担当に聞かないと分からない」状態から抜け出した点に、属人化を解く第一段階としての意味があると編集部は見ています。構築後も毎月の顧問支援が続いており、AI化台帳に残る工程を順にスキル化していく計画です。