議事録作成時間が体感4割減 清水建設土木部門のAI文字起こし活用

土木の現場では、社内会議だけでなく発注元や協力会社との打ち合わせが日常的に開かれ、1〜2時間に及ぶものも少なくありません。そのたびに誰かが記録を取り続け、終わってからさらに時間をかけて議事録に仕上げる必要があり、ほかの業務が後回しになっていました。DX企画グループのメンバーは週に2〜3カ所の現場を回っており、この悩みはヒアリングで繰り返し聞こえてくる課題の一つでした。

編集部が注目したのは、記録役の多くが若手社員だった点です。議事録の負担は単なる作業時間の問題にとどまらず、本来なら会議で議論を聞き、意見を出しながら現場の判断を学ぶはずの人が、書くことに手一杯で「会議の外側」に置かれていた構造にあったと考えられます。時間の損失以上に、育成の機会が静かに失われていたことこそ、手を打つべき本質だったのではないでしょうか。

部署側で包括契約を結び、各現場が費用を負担せずに使えるようにした設計が、普及の土台になったと考えられます。清水建設の土木現場は案件ごとの予算で動いており、規模の大きな現場は独自に文字起こしサービスを入れる一方、小規模な現場は価格面で導入を見送っていました。ツールの良し悪し以前に「予算の壁」が現場ごとの格差を生んでいたわけで、その判断を現場から切り離したことで、必要とする現場が手を挙げるだけで使い始められる状態が生まれています。

選定の軸を機能の多さではなく「どの端末でも、説明書なしで使えるか」に置いた判断も効いています。現場で使う端末はPC、タブレット、スマートフォンとまちまちで、特定の端末に依存するサービスでは横展開が難しいため、ブラウザーで動き操作の迷いが少ないことが決め手になりました。録音ボタンを押すだけで始まり、オンライン会議ではTeamsにボットを同席させれば済むという手軽さは、デジタルツールに不慣れな人を最初からふるい落とさない設計といえます。海外案件や外国人スタッフの増加を見据え、58言語への対応を比較の決め手に加えた点も、現場の実態から逆算した選び方でした。

導入後も、使いながら精度を育てる運用を組み込んでいます。当初は音声の誤認識が目立ちましたが、建設用語や現場特有の言葉を辞書登録するたびに精度が上がっていきました。要約のテンプレートを現場ごとにカスタマイズして共有できる仕組みや、大塚商会の協力で事前に開いた2回の説明会も、使い方のばらつきを抑える方向に働いたと見られます。

導入から約1カ月半後に各現場の利用者へアンケートを行ったところ、議事録作成の時間が感覚的に40%ほど減ったという回答が得られています。あくまで体感ベースの数値ですが、利用者は現在約180名まで広がりました。会議中に決まったタスクと担当者を箇条書きで示す機能により、議事録の完成を待たずに役割分担を固められる点も、現場の動きを速めています。担当者が最も大きな効果に挙げたのは、記録に追われていた若手が会議そのものに参加・集中できるようになったことでした。今後は利用者をさらに増やすとともに、蓄積された文字起こしや要約を従業員の知見が詰まった資産として活用する仕組みづくりを目指しています。方言の誤認識については、大塚商会がメーカーへフィードバックし精度向上に協力していく方針です。