AI議事録ツールを全社展開 従量課金制で各部署への導入を推進

同社の議事録は、ボイスレコーダーの録音を最初から聞き直し、手で打ち込む方式でした。担当は若手が多く、残業してまで仕上げる姿が目立っていたうえ、自分が出ていない会議では何が要点なのかも判断しにくい状況です。以前にも文字起こしツールを試したものの、精度が足りず実用には至っていません。

編集部の見立てでは、困りごとの核心は作業時間の長さそのものより、「会議に二度出席させられている」構造にありました。会議中はメモに追われて議論に集中できず、終わった後は録音をもう一度通しで聞く。参加の質と記録の負担が、同じ人のなかで綱引きをしていたわけです。そして過去の挫折が示すように、電気・建設分野の用語や関西弁を正しく拾えない限り、その綱引きは解けない状態だったと考えられます。

全社に広げる前提で費用の仕組みを設計したことが、最大の要因と考えられます。ユーザー数ではなく文字起こしした時間に応じて課金される従量制を選び、使った量に応じて費用を部門ごとに振り替える運用を組みました。会議の多い部署と少ない部署が混在する組織では、一律のアカウント費は「使わない部署の持ち出し」になりがちです。使った分だけ負担する形にしたことで、草の根で始まった取り組みを各部署が無理なく受け入れられる土台ができたのではないでしょうか。

辞書登録を「導入時の設定」で終わらせず、精度を育てる仕組みとして使ったことも大きいはずです。建設や電気事業などにまたがる専門用語・略語を700件以上登録し、方言のイントネーションへの強さとあわせて、過去のツールで突き当たった「現場の言葉が化ける」問題に正面から対処しています。文字起こしは誤変換が続くと読み直しの手間が増え、結局は録音を聞き直す運用に戻ってしまいます。用語を登録し続けるやり方が、ツールを日常の道具として信頼させる条件を満たしたと読めます。

使う場面を自社の会議室に限定しなかった点も見逃せません。Teams会議にBotを参加させる方式で、自社が主催していないWeb会議まで記録の対象に入れ、カメラをオフにする機能の追加で相手方への違和感も抑えています。加えて、厳格なグループのセキュリティ審査をISO27001・ISO27017の取得状況で通過させ、ポータルのトップにバナーを置き説明会動画も残すことで、制度面と認知面の両方から利用の入り口を広げています。

導入後、「録音しておけば後で確認できる」という安心感から、会議中はメモより議論そのものに集中できるようになっています。Teams会議で回線が不安定になり聞き逃した箇所も、Botの記録から後で確かめられます。議事録づくりは、音声をすべて聞き直す作業から、文字起こし結果を検索して必要な部分だけ確認する作業へと変わり、時間と労力が大幅に減ったと実感されており、若手社員の負担も軽くなりました。利用者は安定して増加し、各部署に定着しています。今後はWeb会議でのリアルタイム一時停止、スマートフォン利用の簡便化、生成AIとの連携による議事録の自動生成が期待されています。