見積の三重入力をAI-OCRで解消 作成時間を4時間削減

導入前のラウレア建築工房では、見積1件に4〜6時間かかっていました。社長が手書きした見積を事務がExcelへ転記し、帳票用の別システムにもう一度入力するためです。現場写真や図面はGoogleドライブに保存されていましたが、フォルダが案件ごとに整理されておらず、職人や新入社員は人に聞いて済ませるのが当たり前になっていました。

編集部は、困りごとの根っこは作業量の多さよりも、同じ情報に決まった置き場所がなかったことにあると見ています。見積の数字は紙・Excel・帳票システムの3か所に、写真や資料はドライブとチャットに分かれていました。どれが正しい最新版かを確かめる作業そのものが、転記ミスや「聞いたほうが早い」という状態を生んでいたのではないでしょうか。社員が1〜3名の会社では、その確認の負担がほぼそのまま社長と事務担当の時間を削ることになります。

効果が大きかったのは、社長が手書きで見積を書く習慣をそのまま残し、紙をデジタルに移す工程だけをスマホ撮影とAI-OCRに任せた点です。書き方を変えてもらわずに済むため、いちばん現場に慣れた人の負担が増えません。読み取り結果は人が数か所だけ直す前提になっており、AIに完璧な精度を求めない役割分担も現実的です。取り込んだ内容はツール内の見積・予算機能につながるため、三重入力の原因になっていた「写し直し」の工程そのものがなくなっています。

ツールを選ぶ基準を「職人がスマホで使いこなせるか」に置いたことも、定着を後押ししたと考えられます。導入を判断した担当者は、パソコン中心の他製品は現場慣れした社長や職人には合わないと判断し、案件ごとの写真や書類をスマホで一覧できる画面を重視しました。情報を一か所にまとめても、現場の人が開かなければ結局は事務に問い合わせが集まります。見る側の使いやすさを先に決めておくやり方は、一元化を実際の運用に結びつけるための前提だったと言えます。

もう一つの要因は、見積と写真・資料の管理を同じ案件単位でまとめたことです。案件名を選べば必要な情報がそろう構造にしたことで、フォルダの探し方を人に教わる必要がなくなりました。導入時と導入後は、提供元の営業担当とサポート窓口がLINEでの問い合わせにも対応しており、IT専任者のいない小規模チームが運用を始めるうえでの支えになっています。

見積作成では、手書きの見積書を撮影すると数秒で8〜9割が自動入力され、手直しは数か所にとどまっています。最長6時間かかっていた作業は4時間短くなり、2時間以内で終わるようになりました。資料の管理も一本化され、現場でのGoogleドライブの利用は大きく減っています。職人や新入社員はスマホで案件名を選ぶだけで写真や資料を開けるようになり、人に聞かずに自分で確かめる習慣が、職人・事務・経営のそれぞれに広がっています。浮いた時間は新しい提案や顧客対応に回されており、時間短縮をそのまま売上につながる仕事に振り向けている点も見逃せません。