生成AIで契約書を自動台帳化、王子HDが挑むグループ契約管理の一元化

第一の要因は、すでに使っていた審査用サービスの延長線上に、締結後の管理を足すという選び方です。Hubbleは審査業務の情報集約のために導入済みで、法務部はその操作性をすでに体感していました。同じ系列のサービスで締結前後をつなげば、事業会社側に新しい操作を一から覚えてもらう負担が小さくて済みます。グループ会社を巻き込む取り組みほど、現場になじんだ道具を起点にする意味は大きいはずです。

第二の要因は、台帳づくりの入力作業をAIに任せる仕組みにあります。締結済み契約書のPDFを読み込ませると、GPT-4oが契約内容を解析し、主要9項目に加えて企業ごとに決めた管理項目まで自動で埋めていきます。属人化の温床になりやすいのは、誰がどの項目をどう書くかという入力のばらつきです。人の手を介さずに同じ形式の台帳ができあがる設計は、各社に散らばった契約書を一つの基準でそろえる土台になると考えられます。

もう一つ見逃せないのが、対象をホールディングス法務部と一部の事業会社に絞り、定着を段階的に進めている点です。いきなり全社に広げず、運用が回る範囲から固めていく進め方は、分担体制の異なる事業会社が多いグループ組織では現実的な選択といえます。