FAX注文書の入力100時間がほぼゼロに、水産加工会社のAI OCR活用

確認・修正の工程まで外部のサービスに任せ、自社では完成データを受け取るだけにした線引きが、最大の要因と考えられます。一般的なAI OCRでは、読み取り結果を自社で見直す作業が残り、結局チェック担当が必要になりがちです。この事例では、サービス側のオペレーターによる精査を含めて「基幹システムに入れられる状態」を納品物と定義しました。導入の決め手として「自社で運用する必要がない」点が挙がっていることからも、狙いが読み取り精度より手離れの良さにあったことがうかがえます。

もう一つの柱は、導入前に社内の事務ルールを細かく言語化し、データ加工の段階へ組み込んだことです。電話番号の桁数チェックや、支払い方法に応じた手数料の自動計算は、これまでダブルチェック担当者が頭の中で行っていた判断だったはずです。それをサービス側の担当者と密に詰めてルールとして設定したことで、確認作業そのものを上流へ移せたのではないでしょうか。

入口の整備も見逃せません。FAXを自動でPDF化して専用フォルダに集約する流れにしたことで、紙の束を仕分ける手間がなくなり、アップロードまでが定型化されています。お客様側の注文方法は変えずに、社内の受け口だけを整えた点も現実的な設計です。