月1万2千枚のFAX発注書をAIで自動データ化、食品物流の受注業務を標準化

起点にあるのは、取引先に運用変更を求めないという割り切りです。FAXという受け取り方はそのまま残し、社内に届いた時点でデータに変換する位置に手を入れたことで、相手のシステム更改や社内調整を待たずに着手できる形になりました。相手の都合に左右される部分と、自社だけで決められる部分を切り分けた判断が、この取り組みを動かしています。

取引先ごとにばらばらな書式を、避けるべき例外ではなく登録できる対象として扱った設計も見逃せません。読み取りルールをAIに指示できる仕組みにより、レイアウトごとの設定が現場の手で回る作業になり、書式差を吸収する役目が人からシステム側へ移りました。この形なら、新しい取引先の様式が増えても運用が破綻しにくくなります。

さらに、文字を読むところで止めず、商品名の候補から自社の商品コードへの突き合わせまで自動処理に含めた点が、人の判断を減らす決め手になったと見ています。読み取った注文は既に稼働していた受発注プラットフォームを介して基幹システムへ取り込まれるため、データ化と業務システムへの反映が一続きでつながりました。既存の仕組みの延長線上に置いたことで、新しい運用を一から作り直さずに済んでいます。