月1万2千枚のFAX発注書をAIで自動データ化、食品物流の受注業務を標準化

月に約1万2,000枚のFAX発注書は、限られた時間の中で手入力し、さらにダブルチェックをかけて処理されていました。担当者が出社しなければ注文が前に進まないため、災害など有事の際には供給そのものが止まりかねない。この人手頼みの一角が、受発注DXとBCP（事業継続計画）の両面でボトルネックと位置づけられていました。

編集部の見立てでは、困りごとの本質は枚数の多さではありません。EDI化を85%まで進めたからこそ、残った15%が「自社の努力だけでは動かせない領域」として際立った、という構造ではないでしょうか。社内でできる効率化はおおむねやり尽くし、次の一手は取引先の環境を変えてもらうことしかない。数の問題に見えて、実際は自社の裁量が及ばない境界線の問題だったと考えられます。

起点にあるのは、取引先に運用変更を求めないという割り切りです。FAXという受け取り方はそのまま残し、社内に届いた時点でデータに変換する位置に手を入れたことで、相手のシステム更改や社内調整を待たずに着手できる形になりました。相手の都合に左右される部分と、自社だけで決められる部分を切り分けた判断が、この取り組みを動かしています。

取引先ごとにばらばらな書式を、避けるべき例外ではなく登録できる対象として扱った設計も見逃せません。読み取りルールをAIに指示できる仕組みにより、レイアウトごとの設定が現場の手で回る作業になり、書式差を吸収する役目が人からシステム側へ移りました。この形なら、新しい取引先の様式が増えても運用が破綻しにくくなります。

さらに、文字を読むところで止めず、商品名の候補から自社の商品コードへの突き合わせまで自動処理に含めた点が、人の判断を減らす決め手になったと見ています。読み取った注文は既に稼働していた受発注プラットフォームを介して基幹システムへ取り込まれるため、データ化と業務システムへの反映が一続きでつながりました。既存の仕組みの延長線上に置いたことで、新しい運用を一から作り直さずに済んでいます。

2026年4月に提供が始まった「読み取りAIエージェント」の活用により、取引先ごとのFAXレイアウト登録が速いペースで進み、当初目標の約600件を大きく上回る1,400件以上が登録・運用されています。現場の受注担当者からは、商品名の候補を読み取って自社の商品コードに自動で紐づけるため入力時間が大きく縮まり、業務のスピードが上がったという声が出ています。手入力と目視確認に伴う属人的な負荷が軽くなり、業務の標準化にもつながりました。同社はこの導入を通過点と位置づけ、取引先を含めた完全なEDI化・ペーパーレス化を最終目標に据えています。