UCC上島珈琲が貨物の所在を可視化、AI請求書照合で熟練頼みの業務を標準化

コーヒー生豆の国際相場は2025年に過去最高値水準まで上がり、在庫量が前年と同じでも在庫金額は跳ね上がります。経営視点ではキャッシュフローを守るために在庫を極限まで絞りたい。しかし原料が切れれば製造ラインは全て止まります。さらに欧州からの輸入はスエズ運河の回避でリードタイムが2〜3週間延び、価格改定に伴う顧客動向の変化で需要予測も難しくなっていました。

編集部の見立てでは、この現場の苦しさの本質は作業量の多さではなく、在庫を薄くした瞬間に「着荷予定の数日のずれが欠品に直結する」構造へ変わったことにあります。厚みのある在庫は、情報の粗さを吸収する緩衝材でもありました。それが失われた状態で、情報がExcelとメール・電話・FAXに散らばったままでは、正確な着荷管理はそもそも成立しません。1日300通におよぶ問い合わせは、その不確かさを人が手作業で埋め合わせていた跡だったのではないでしょうか。

ツール選定の軸を「現場のメンバーが毎日ストレスなく使えること」と「取引先の倉庫会社とスムーズに連携できること」に置いた判断が、この取り組みの起点になっています。貿易実務の情報は自社だけでは完結せず、販売先や倉庫会社が状況を入力・確認して初めて一元管理が成り立ちます。マニュアルを読み込まなくても使える画面設計であれば、社外の関係者にも「これなら使いやすい」と受け入れてもらえる。導入に慎重な意見が出やすい場面で、使い勝手を先に確かめる進め方が、巻き込みの壁を低くしたと考えられます。

全社の基幹システムを置き換えるのではなく、日々刻々と変わる貿易実務の細かな動きを補う位置づけにした切り分けも効いています。基幹システムで拾いきれない領域だけを別の仕組みに委ねる設計は、大きな刷新を待たずに現場の課題へ手を届かせる現実的な打ち手です。

AIの使いどころを、インボイス照合という一点に絞った設計にも注目したいところです。品目によっては発注数量と製造後の出来高に差異が出るため、書類を機械的に突き合わせるだけでは判断がつかず、どこまでの差なら正常かという勘所が要りました。書式の異なる書類からも差分を抽出させ、人は抽出された差分の判断に集中する。この役割分担が、経験の有無に左右されない進め方を可能にしたのだと読み取れます。

導入後は貨物の状況が可視化され、販売先や倉庫会社が直接ログインして確認できるようになった結果、1日300通近くあった問い合わせが激減しました。インボイス照合はAI機能が書式の違う書類からも差分を抽出するため、熟練のコツを要した作業が標準化され、経験者以外でも正確に遂行できる状態になっています。フォワーダーをShippioへ切り替えたことによる一部の物流コスト約30%削減という定量的な成果も出ています。直接貿易の一元管理は利用を開始した段階で、サプライチェーン全体の可視化はこれからの目標です。