通関書類の転記をAI-OCRで自動化、大口案件の作成工数を約50%削減

通関手続きでは、B/L（船荷証券）やインボイスに書かれた金額や番号を、税関提出書類の作成のためにシステムへ入力し直す必要があります。大口顧客の案件では書類が何十枚にもなり、アルファベット・数字・ハイフンが混ざった文字列を大量に打ち込むうちに、打ち間違いとその修正が生じていました。

編集部の見立てでは、ここでの困りごとは入力量の多さそのものより、人が照合しにくい文字列を人の目と手だけで写し取らざるを得なかった点にあります。意味を持たない記号の並びは、読み手が誤りに気づく手がかりを持ちません。だから入力後の確認と修正に時間が吸われ、書類が増えるほど遅れが効いてくる。貨物のセキュリティ管理と法令遵守が常に問われる業務であることを踏まえると、正確さを担当者の集中力に頼り続ける状態そのものが、解くべき課題だったのではないでしょうか。

事前の帳票設定を不要にし、ページ全体をまとめて読み取る方式を選んだ判断が、この取り組みの中心にあります。読み取る項目を指定して抜き出す方式は、精度が高くても、位置と項目をフォーマットごとに定義する作業が前提になります。通関帳票は顧客ごとに書式が異なるため、その定義作業は顧客が増えるたびに積み上がっていきます。書式の違いを設定で吸収するのではなく、丸ごと読んでから必要な項目を取り出す設計にしたことで、導入の入口にあった負荷が外れました。

選定の軸に「職員がすぐ使い方を覚えられるか」を据えたことも効いています。数十社以上の製品を見比べる過程で、読み取り精度と並べて使い勝手を判断材料にしており、実際に手を動かす国際輸送センターの担当者と、導入を推進する営業企画部DX事業推進室・物流推進部の双方が選定に関わる形をとりました。扱える人が限られる道具は、担当者が変わったところで止まります。操作の簡単さを要件に含めた判断は、通関以外の業務へ広げる余地も同時に確保しました。

適用先を、行数が多く英数字とハイフンが入り混じる複雑な帳票に寄せている点も見逃せません。人の入力が最も重くなる帳票から機械の読み取りに回すという、効果の大きいところを先に取る使い分けです。

導入から約3年が経ち、大口顧客1件あたりの申告書類作成では業務工数を約50%削減できています。読み取り精度が高く文字の誤りはほとんど出ないため、手入力で避けられなかった打ち間違いと修正が減り、入力項目が多く英数字とハイフンが入り混じる複雑な書類ほど効果は大きくなっています。書類処理の速さと正確さが改善したことは、顧客の依頼に早く応えられる体制につながり、同社の強みとして受け止められています。