貨物船の到着確認を自動化し年間最大180時間削減、ロゴスの貿易業務DX

貿易課がもっとも負荷を感じていたのは、貨物船がいまどこにいて、いつ着くのかを確かめる作業でした。営業部門からの問い合わせが入るたびに手元の仕事を止め、船会社のサイトを見て、管理表を直し、電話を掛け直す。1回あたり20分ほどのこの往復が毎日のように発生し、確認した情報の置き場所も基幹システムやExcel、メール、紙とばらばらでした。案件ごとのメールに3名全員を宛先として入れる工夫もしていましたが、今度は同じ問い合わせに複数名が同時に反応してしまいます。

編集部の見立てでは、この困りごとの本質は作業量の多さではなく、情報の「最新の一次情報がどこにあるか」が決まっていなかったことにあります。所在が定まらない情報は、誰かが取りに行き、誰かに伝え、どこかに書き写すという人の動作でしか流通しません。その動作が毎回発生するからこそ、集中力が細切れになり、人気商品の補充のような先手の対応に回す余力が削られていったのではないでしょうか。

複数の困りごとを一つのサービスで引き受ける形を選んだ点が、この事例の出発点になっています。ロゴスは自社システムの改修や手元のツールの活用も検討したうえで、正確性を上げようとすれば工数が増えるトレードオフになると判断して見送り、動静確認だけ、書類管理だけといった単機能のツールも費用対効果の観点で採用していません。困りごとの中身が「情報の分散」である以上、情報を集める手段そのものが複数に分かれてしまえば、新しい確認作業が増えるだけになります。貨物船の自動追跡と、書類まで含めた情報の一元化が同じ画面の上で成立することが、選定の決め手として働いています。

輸送案件（シップメント）ごとにチャットを置き、社内外のやり取りと必要書類をそこに集約する設計も効いています。全員を宛先に入れたメール運用では、可視化はできても、誰がすでに動いているかまでは分かりません。案件という単位で情報の置き場を先に決めてしまえば、やり取りの経緯がその場に残り、対応の重複を避ける判断材料が同じ場所に揃います。船名や到着予定日、通関状況を管理画面で見て即答できる状態も、この「置き場を決める」考え方の延長線上にあります。

導入前のトライアルで、サービスがある場合とない場合の所要時間を実際に計測して比較した進め方にも注目したいところです。稟議を通すための材料になっただけでなく、日々の業務のどの動作にどれだけ時間を使っているかを、担当部門自身が数字で把握する機会になっています。効果の出る作業と出ない作業を先に切り分けておけば、導入後に「便利になった気がする」で終わらず、運用の焦点を定めやすくなります。

貿易課では年間150〜180時間の作業時間削減につながっています。内訳として、本船動静の把握は自動トラッキングにより1案件20分から0分に、案件ごとの進捗管理・情報伝達・書類共有は30分から10分に、AI-OCRを使う書類内容の確認・照合・反映は1枚あたり7分から2分へと短縮されました。輸送中の商品をコンテナ単位で把握できることで輸送スケジュールの調整に余裕が生まれ、納品日の遅延も起きにくくなっています。バックオフィスへの展開も始まり、商品軸で輸送状況を確認できる点に「これは便利」という反応が出ています。