議事録作成が2〜3時間から15分へ、運送会社の音声AI活用

毎月の経営会議は2時間ほど。その記録を起こすのに2〜3時間を要していました。議論に集中したいためメモを取る余裕がなく、会議後に録音を聞き直して書き起こすしかない状況です。午前に会議、午後は議事録という日は疲弊し、その後の業務にも集中できなくなっていました。営業会議や運送単価の交渉のように本来は記録を残すべき場でも、時間が足りず各自のメモ止まりです。

編集部の見立てでは、困りごとの本質は作業時間の長さそのものではなく、記録を残すかどうかが担当者の時間的な余裕に左右されていた点にあります。会議2時間に対して記録作業が2〜3時間という比率では、どうしても優先順位の高い会議しか形にできません。作成者によって品質の幅が出ていたことも、同じ構造から派生した症状だと考えられます。

入口を、すでに現場にある録音手段に合わせた点が効いています。Zoomの録音データも、スマートフォンで録った音声も、アップロードすれば同じように議事録になる。新しい機材をそろえたり会議の進め方を変えたりする必要がないため、経営会議で始まった使い方が営業会議や顧客との単価交渉へそのまま横に広がりました。記録を増やすために業務側を作り替えずに済んだ設計が、適用範囲の広さを支えています。

選定の判断軸を「文字起こしができるか」ではなく「そのまま使える文書になっているか」に置いたことも見逃せません。以前に試したZoom搭載のAI議事録機能は、内容にまとまりがないという理由で見送られています。展示会で存在を知ったあとは実際の音声で試用し、人が作ったものと遜色ない品質を確認してから稟議へ進むという順序を踏んでいます。導入効果を数字で見積もる前に、成果物そのものを社内で確かめる進め方が、合意形成の速さにつながったのではないでしょうか。

要約機能を議事録専用の道具として囲い込まなかったことも、この事例に固有の工夫です。新卒採用で実施した社員インタビューの音声を書き起こして要約し、それを土台に文章を整えて採用サイト向けのコンテンツへ仕上げています。音声を読める文章に変える装置として捉え直せば、素材は会議室の外にもあるという発想の転換がここにあります。

2〜3時間かかっていた経営会議の議事録作成は、15分程度で完了するようになりました。2時間半を基準にすると約90%の削減にあたります。議事録づくりで消耗して午後の業務効率が落ちる状況もなくなり、生まれた時間と労力は他の業務に振り向けられています。あわせて、誰が担当しても一定以上の品質の議事録が仕上がるようになり、作成者による出来のばらつきという長年の課題も解消されました。