ブックオフの買取集荷、自動配車と動態管理の連携でデータ受け渡しを1分に

出張買取センターの集荷は積載率が低く、車両台数が膨らみやすい状態にありました。エリアに紐づけた配車で申し込みの取りこぼしを防ぐことが優先され、そこに積載率の改善まで重ねようとすると人の判断だけでは追いつかない。担当者が東京・神奈川の土地勘を持たなかったことも、システムに頼る判断を後押ししています。自動配車の運用が軌道に乗ってからも、動態管理システムへデータを渡すために基幹システムを経由する作業が毎日15〜20分残り、基幹システムの改修を社内に依頼するかどうかが検討されるところまで来ていました。

編集部の見立てでは、この15〜20分の重さは作業時間そのものではなく、その時間を織り込んで配車を前倒しで固めなければならなかった点にあります。締め切りが実質的に手前へずれれば、追加や変更を吟味する余白は削られ、判断の質が落ちる。数分の作業が計画の精度に跳ね返る構造こそが、困りごとの本体だったのではないでしょうか。

基幹システムを経由しない連携経路を選んだ判断が、この取り組みの起点になっています。基幹システムの改修は費用も期間もかかり、情報システム部門の手も借りることになりますが、動態管理サービス側が自動配車クラウドと直接つながる仕組みを備えていたため、その重い工事を回避できました。業務を担う部門の側で完結する構成にしたことが、意思決定の速さにも効いています。

二つのシステムが算出する移動時間の基準が揃ったことも、見逃せない要因です。以前の組み合わせでは移動時間に差が出て、どちらを信じるべきか判断できず、余裕を持たせた安全側の計画に寄っていました。運行実績とほぼ一致することが確認できれば、計画の根拠は一本に定まります。判断の土台が揺れなくなったことで、件数を詰める踏み込んだ配車が選択肢に入りました。

配車業務を、機械に任せる部分と人が最後に見る部分へ切り分けた設計も効いています。最終チェックは業務に精通した社員が担い、そこへ至るまでの工程はアルバイトや派遣のスタッフでも進められるようにマニュアル化されました。全部を自動化しようとせず、責任の重い判断だけを人に残す線引きが、人員の入れ替わりに耐える運用を可能にしたと考えられます。

システム間のデータ連携は、ボタンを数回押すだけで完了する作業になり、住所不備や位置情報の修正がなければ1分もかからない状態になっています。検討していた基幹システムの改修も不要になりました。配車そのものへの波及も大きく、東京出張買取センターの車両台数は月間500台超から350台程度へと約3割減り、宅配買取では月間1万〜1万5000箱相当の削減につながっています。前倒しで固める必要がなくなったぶん、計画を練る時間も確保されました。