名刺のクラウド共有で案内メール工数が約3分の1、北海道のIT企業の営業効率化

導入可否の判断軸を機能比較ではなくセキュリティ運用の実地確認に置いた進め方が、この取り組みを前に進めたと考えられます。SaaS導入時に独自のチェックリストへの対応を義務付け、Pマーク（個人情報の取り扱い体制に関する認証）の取得有無やデータ管理体制を確かめるところまでは書面でも進められますが、ここではさらにベンダー本社へ足を運び、名刺データを入力する環境そのものを見ています。そこで確認されたのは、一枚の名刺から個人が特定されないよう複数のオペレーターで項目を分割して入力する運用と、関係者以外を入室させない管理でした。預ける相手の運用実態を自分の目で確かめる手順を挟んだからこそ、個人情報を社外に置くという最も重い判断に踏み切れたのでしょう。

すでに使われているSFA（営業支援システム）と守備範囲を分けた位置づけも見逃せません。営業部門は顧客の業種に応じて2つに分かれ、それぞれSFAツールで案件を管理していましたが、そこへ名刺管理を重ねるのではなく、案件になる前の接点を受け持たせる形にしています。既存ツールと機能を奪い合わせず、これまで誰も管理していなかった空白地帯を埋める切り分けにしたことで、現場から見た「使う理由」が明確になったはずです。

社内ルールを緩めないまま不便だけを取り除いた点も特徴的です。名刺そのものの社外持ち出しは禁止のままとし、外出先での連絡先や訪問先の地図の参照はスマートフォンアプリ側に任せています。営業担当が全員で北海道全域を受け持ち、土地勘のない場所を訪ねる機会が多いという条件を踏まえると、禁止と利便の板挟みを「ルールを変える」ではなく「参照手段を変える」で解いた判断だったと読み取れます。