名刺のクラウド共有で案内メール工数が約3分の1、北海道のIT企業の営業効率化

以前の名刺管理は、個人が自分でファイリングするか、部署単位で会社の認可を得たうえで無料の名刺管理ツールを使うというかたちでした。そのため、取引先の社内窓口が誰なのかを探しにくく、担当者が異動すると顧客情報がそのまま引き継がれないという状態が続いていました。

編集部の見立てでは、ここでの困りごとの本質は名刺の枚数や整理の手間ではなく、個人情報である名刺が「会社の資産」ではなく「個人の持ち物」の位置に置かれたままだったことにあります。持ち主が動けば情報も一緒に見えなくなる構造で、しかも部署ごとに別々のツールが併存していれば、どこに何が蓄積されているのかを会社として把握することすらできません。安全に管理したいという要請と、探せない・引き継げないという日々の不便は、実は同じ一点から生まれていたのではないでしょうか。

導入可否の判断軸を機能比較ではなくセキュリティ運用の実地確認に置いた進め方が、この取り組みを前に進めたと考えられます。SaaS導入時に独自のチェックリストへの対応を義務付け、Pマーク（個人情報の取り扱い体制に関する認証）の取得有無やデータ管理体制を確かめるところまでは書面でも進められますが、ここではさらにベンダー本社へ足を運び、名刺データを入力する環境そのものを見ています。そこで確認されたのは、一枚の名刺から個人が特定されないよう複数のオペレーターで項目を分割して入力する運用と、関係者以外を入室させない管理でした。預ける相手の運用実態を自分の目で確かめる手順を挟んだからこそ、個人情報を社外に置くという最も重い判断に踏み切れたのでしょう。

すでに使われているSFA（営業支援システム）と守備範囲を分けた位置づけも見逃せません。営業部門は顧客の業種に応じて2つに分かれ、それぞれSFAツールで案件を管理していましたが、そこへ名刺管理を重ねるのではなく、案件になる前の接点を受け持たせる形にしています。既存ツールと機能を奪い合わせず、これまで誰も管理していなかった空白地帯を埋める切り分けにしたことで、現場から見た「使う理由」が明確になったはずです。

社内ルールを緩めないまま不便だけを取り除いた点も特徴的です。名刺そのものの社外持ち出しは禁止のままとし、外出先での連絡先や訪問先の地図の参照はスマートフォンアプリ側に任せています。営業担当が全員で北海道全域を受け持ち、土地勘のない場所を訪ねる機会が多いという条件を踏まえると、禁止と利便の板挟みを「ルールを変える」ではなく「参照手段を変える」で解いた判断だったと読み取れます。

前年のイベントやセミナーで名刺交換した相手へのイベント出展案内は、以前はMicrosoft Excelのリストをもとに個人がメールを作成して送っていましたが、一斉メール配信機能に切り替えたことで、体感として作業工数が3分の1程度まで軽減されています。部門や役職を横断して人脈が見えるようになり、自分にとって初対面の相手でも、別部門の接点を踏まえて話を進められるようになりました。今後は全社員への利用拡大と、ほくでんグループ全体への横展開が計画されています。