TOPPANが通勤費と在宅勤務手当をAI自動判定、申請なしで支給する仕組み

三種類の実績データを突き合わせて支給額を決める設計が、この取り組みの中心にあります。交通系ICカードの利用実績、勤怠データ、入退館記録は、いずれも社員が支給のために入力したものではなく、日々の勤務の副産物として自然に残る記録です。申請を起点にせず、すでに存在する記録のほうから支給の可否と金額を導く順序へ組み替えたことが、誤りや不正の入り込む余地そのものを狭めたと考えられます。

給与として支給する通勤費・リモートワーク手当と、経費精算として処理する拠点間の交通費を、システム側で自動的に仕分ける方式も効いています。この二つは会計上の扱いが異なる一方、社員から見ればどちらも「移動にかかったお金」であり、境目は分かりにくいものです。判断を社員や担当者の頭から外して仕組みの側へ移した点に、人的ミスを減らす狙いが読み取れます。以前は別の経費精算システムで扱っていた近郊交通費まで、同じICカードの読み取りに載せたことで、社員が使い分ける入り口自体も減りました。

導入前に現場の個別事情を一件ずつ洗い出した進め方も見逃せません。自社バスが走る拠点、入退館データを取得できない拠点、健康増進のためにひと駅手前で降りる社員など、実績データだけでは割り切れないケースは全国の拠点ごとに存在します。人事労政本部に財務部門と情報システム部門が加わってタスクフォースを組み、提供元のMiletosも各部署の分科会に参加して、制度としてこうしたいという要望とシステム上の制約を突き合わせながら細部を詰めました。設定の自由度が高い仕組みほど、制度側の決めごとが曖昧なままでは運用が崩れます。制度そのものの再設計と運用ルールの具体化を並行させたことが、自由度を扱いきれる状態を作ったと見ています。