予約データ分析で自由診療の予約増、完全予約制クリニックの業務とチーム改革

DX化の目的を「スタッフが困っていることを解消するため」に置いた選定基準が、この取り組みの起点になっています。予約システムを乗り換える際の決め手は機能の多さではなく、問診票の内容を電子カルテへ転記できるかどうかという一点でした。日々の受付が何に時間を取られているかを軸に据えれば、比較すべき項目は自然と絞り込まれます。経営者の理想からではなく現場の詰まりからシステムを選ぶ判断は、導入したのに使われないという結末を避けるうえで理にかなった設計だったと考えられます。

理学療法士ごとの稼働率を、隠さず全員が見られる形で開示した運用も効いています。数字を出すこと自体はオプション機能で実現できますが、公開範囲を絞らずフェアに共有したからこそ、先輩がどれだけ努力しているかが見え、比較が非難ではなくリスペクトとして受け取られる土壌が生まれました。2週間に1回の全体ミーティングを、連絡事項の伝達ではなく売上や前年比、季節傾向を見ながら翌月の動きを言語化する場に絞っている点も見逃せません。数字を配って終わりにせず、それを未来の話へ変換する場をセットで用意した設計が、経営を自分ごととして考える回路をつくったのではないでしょうか。

アクセス数と予約数を切り離して捉えた分析の立て方も、この取り組みを前へ進めた要素です。ホームページの閲覧が多いことは分析レポートから分かっていたものの、それが予約に結びついているかは別の話であり、見るべきは離脱が起きている地点でした。その地点をベンダーの担当者とともに確認したうえで、自由診療の導線を強化し、保険診療の導線と色分けして内容の違いを明記した整理は、患者が自分に必要な診療を選べる状態をつくる作業でもあります。