歯科医院が紙カルテを約1年で全面電子化、会計の9割がキャッシュレスに

電子化の順序を「翌日の診療で必ず使う分」から決めた進め方が、万単位のカルテを抱えた移行を現実的な作業に落とし込んでいます。約3ヶ月の短期アルバイトを迎え、直近で来院する患者のサブカルテを優先してスキャンし、翌日来院分を追いかける形で回したうえで、めどが立ってから過去分へ遡っていきました。全件を一度に片づけようとすれば終わりが見えず、日々の手応えも得られません。手間をかけた分がその日のうちに戻ってくる順序を選んだことが、期間の長い移行を途中で失速させなかった要因と考えられます。

撮影から患者の手元までを一本の線でつないだ設計も効いています。レントゲン機器と連携させて撮影画像がクラウドへ自動保存され、口腔内写真とあわせて書き込みを加えたうえで、診察券アプリを通じて患者へ届く。入口の機器側と出口の患者側の両端を押さえたため、人が画像を移し替えたり紙に出力したりする工程が途中に挟まりません。ホワイトニングの術前術後の資料を紙で渡す運用をPDF送付へ切り替えられたのも、この一続きの流れがあってこそです。

会計方式の判断軸を、決済手数料の率ではなく人と時間のコストに置いた点も見逃せません。受付スタッフを一人採用すれば月額25万円ほどかかるという自院の数字を基準に据え、現金会計に専任で人を張る前提そのものを問い直しています。さらに自費診療だけでなく保険診療にも適用範囲を広げ、窓口の運用を現金とキャッシュレスの二本立てにしない方向へ寄せました。