小規模保育園が保育記録をAI要約、新人職員が担う月1回の振り返り運用

デジタルネイティブ世代で入社1年目の職員を「すくレポ担当」に任命し、全クラス分の作成を任せた体制づくりが、この取り組みの起点になっています。新しい機能を全員で少しずつ触る形にせず、役割を一人に寄せたことで操作の習熟が一箇所に集まり、運用が続くかどうかが個々の忙しさに左右されにくくなったと見ています。注目したいのは、園長がこの配置を「これからの時代に特化したICT・AIの活用を若い世代に託したい」「新人の自信や存在意義につながる」と説明していた点です。任せる側の意図が言葉にされているため、担当者にとっては押し付けられた雑務ではなく、自分の持ち場として受け取れる構造になっています。

毎月最初の週に前月分を出力するという頻度の固定も、定着を支えた設計といえます。振り返りは大切だと理解されていても、締め切りのない作業は目の前の保育に押し出されます。出力のタイミングをあらかじめ月初に決めてしまえば、実施するかどうかを毎回判断する必要がなくなり、判断の負荷そのものが消えます。

入力するデータを見直した点も見逃せません。利用当初はレポートの内容が似通うという課題が出ましたが、連絡帳だけでなく個別日誌も併用する運用へ切り替えています。出力が物足りないときにツールの性能を疑うのではなく、読ませている情報の側に原因があるのではと考えて手を打つ。この切り替えができたのは、使いながら調整する余地を最初から運用に残していたからだと考えられます。