契約書レビュー時間を約3分の1短縮、富士フイルムHD法務部の文書エディタ活用

契約書の内容審査には踏み込まず、形式を整える作業だけを対象にした割り切りが、この事例の起点にあります。契約審査の時間の中には、法的リスクを読み解く判断と、表記揺れや定義語・条項番号を揃える確認という、性質のまったく異なる作業が混ざり合っています。前者は担当者の専門性そのもので機械に委ねにくく、後者は判断を要さないのに手間だけがかかる。この二つを切り分けて後者だけを引き受ける設計にしたことで、法務部門の側に「渡しても困らない領域」がはっきりしたと考えられます。

Wordのアドインとして動く実装形態も、導入の速さを左右した要素です。外部サーバーへ契約書をアップロードする必要がないため、機密性の高い文書を扱う部門でありながら、セキュリティチェックの社内手続きが軽く済みました。クラウドサービスのようにサービスの仕様へ業務フローを合わせ直す必要もなく、これまで通りWord上で作業できます。導入の壁を、機能の魅力で押し切るのではなく「変えなくてよいものを増やす」方向から下げた点が効いたと見ています。

紙で契約書を読むときの動作を画面上で再現するという発想も見逃せません。38ページ目で定義語に出会ったら冒頭へ戻り、法令の引用が出るたびにブラウザで検索する。そうした往復をポップアップ表示で断ち切る機能は、読み手の集中が切れる瞬間を正確に狙っています。運用面でも、部内全員でトライアルして反応を確かめたうえで本導入し、その後は使い方のルールを定めず各自が好みの機能から使う形をとっており、定着を号令ではなく個々人の実感に委ねたやり方になっています。