案件管理システムの一元化で請求書作成時間1/5、8つの法律事務所の業務効率化

顧客・案件管理と、請求・タイムチャージの管理を同じシステムの上に載せた構成が、この事例群の中心にあります。弁護士が案件ごとに残した作業時間の記録は、請求書の明細そのものでもあるため、両者が別々の場所にあれば転記と突き合わせが必ず挟まります。記録と請求が地続きになっていれば、その間の作業は最初から発生しません。作業を速くするのではなく、作業が生まれる場所を消すという設計の置き方です。

導入の位置づけを、便利なツールの追加ではなく事務所の基幹システムに据えた点も効いていると考えられます。虎ノ門法律経済事務所の上野支店では、それまで使い分けていたさまざまなクラウドツールを一つにまとめる形が取られました。ツールを足す形の導入では情報の置き場所が増えるだけで、探す手間も入れる手間も減りません。置き換えを前提にした進め方は移行の負担が重い代わりに、分散という原因そのものに手を入れられます。

経営を見るための集計を、別作業ではなく日々の入力の延長に組み込んだことも見逃せない要素です。案件も時間も請求も同じ土台に貯まっていれば、数字が必要になったときに集めるのではなく、すでに貯まっているものを見るだけで済みます。集計を「あとでまとめてやる仕事」から外した設計といえます。