特別養護老人ホームの音声入力による介護記録、職員1人の受け持ちが2.4人に

道具を選ぶ前に現場へ聞き取りを行い、詰まっている工程を先に特定したという順序が、この取り組みの土台になっています。ICTを入れること自体を目的にすると、機能の多さやカタログの見栄えで製品を選びがちですが、ここでは「記録業務がネック」という現場発の一点に照準が定まっていました。だからこそ、選定の決め手が「ながら記録ができる」という、業務の中断を解消する一機能に絞り込まれます。課題の特定を先に済ませ、その解消可否だけで判断するという選び方は、機能比較に迷いにくい進め方です。

決定のプロセスに現場を巻き込んだ設計も見逃せません。およそ1年前という早い段階での告知、何が問題でどんなソフトなら解消できそうかという聞き取り、展示会への参加や先行導入施設への見学。上層部だけで決めずに意見を出し合い、こまめに対話を重ねる進め方は、導入時の抵抗を事前に薄めていくやり方だと言えます。実際に触れて体感する機会を挟むことで、未知の道具への不安が具体的な使用感に置き換わっていく点も効いています。

社内への広げ方を、若手を起点とした二段構えにしたことも固有の工夫です。新しい機器に慣れた若手職員が先に習熟し、その若手が作ったマニュアルと説明を介してベテラン職員へ渡していく。ベンダーの標準マニュアルではなく、同じ現場の同僚が自分たちの言葉で書いた手順書が橋渡しになるため、機器への不安を抱く層にも受け入れられやすい構造ができあがります。習熟の速い層と慎重な層を同じスピードで走らせない、という割り切りが定着を支えたのではないでしょうか。