日揮グループ法務部、メールCC追加で案件を自動集約しAIが過去事例を推奨

システム選定で最も重視されたのは、事業部門のやり方を変えないという一点でした。案件ごとに発行されるメールアドレスをCCに加えるだけで相談のやりとりがそのまま取り込まれる仕組みは、相談する側に新しい操作も新しい画面も求めません。導入前は、案件情報やノウハウを共有フォルダに入れるかどうかの判断が個人に委ねられていましたが、この設計では蓄積が判断の対象ではなくなり、通常業務の副産物として自動的に残ります。

AI契約レビュー機能に手応えが生まれたのは、検索という行為がもともと不公平だという構造を突いたからだと考えられます。「こんなデータがあるはずだ」と当たりをつけられるのは社内の蓄積を知っているベテランに限られ、新しく加わった人は探す取っかかりすら持てません。関連するナレッジを自動的に推奨する形に切り替えたことで、活用の条件が「知っていること」から外れました。

用意された雛形ではなく自社の雛形を基準に比較できる方式も、実務で使われるかどうかを分けた要素でしょう。4〜5年前に試された別の契約レビューシステムは、雛形と照らして条項の有無をYes/Noで判定する形式で、提供される雛形が自社のニーズに合わず活用場面が限られていました。基準を自社側に置けば、出てきた結果の良し悪しを担当者自身が判断できます。EPC事業で使う雛形を整備しながら運用するという進め方も、その判断の土台を厚くしていく動きとして読めます。