全社員381名に生成AIを展開、提案資料と制作現場の下書きを効率化した販促支援企業

社内には、検索すれば分かる程度の質問でもすぐIT部門に問い合わせが来る状況があり、サポート業務の負担が膨らんでいました。もう一つの悩みは企画の入口です。小規模案件では担当者ひとりで進めることが多く、企画アイデアを発想するスピードに個人差が出て、業務効率の差として表れていました。

編集部の見立てでは、この二つは別々の問題に見えて根は近いところにあります。どちらも「答えを持っている人に頼るしかない」構造で、社内の知識やコツが特定の人に流れ込んでいたわけです。つまり困りごとの本質は、人手や時間の不足そのものではなく、経験の浅い社員が自力で最初の一歩を踏み出せる足場が用意されていなかった点にあったのではないでしょうか。

ITリテラシーの差を前提に置いた道具選びが、全社展開の土台になっています。複数の生成AIサービスを比べたうえで、画面がシンプルで直感的に操作できる点が決め手の一つになりました。生成AIに関心がない社員や一度も使ったことがない社員が多数いる状況では、機能の豊富さより「迷わず触れるか」が普及の分かれ目になります。画像付きの使い方マニュアルや、あらかじめ用意されたプロンプト例が、やりたいことに気づくきっかけとして機能した点も見逃せません。

利用者数ではなくトークン量で課金する定額の仕組みを選んだ判断も、全社員381名という広さを可能にした要因と考えられます。人数課金だと「使う人を絞る」設計になりがちですが、処理量ベースなら、まず全員に配って使い道を各部門に探させる進め方が取れます。加えて、入力したデータがAIの学習に使われないと確認できたことで、社員が投入するデータの可否を都度悩む必要が薄れ、実務データを持ち込みやすくなりました。

社内の3名で構成したAIプロジェクトチームが勉強会を回した点は、定着の面で効いています。「AIに役割を与えると回答の質が上がる」「箇条書きの形式で指示を書くと伝わりやすい」といった具体的なコツが共有されており、抽象的なリテラシー研修ではなく、明日の業務で試せる粒度の知識が流通していました。ツール導入と使い方の言語化を同時に進めた設計です。

企画の壁打ちやドラフト作成が短時間で進むようになり、残業時間の削減につながっています。IT部門への問い合わせについても、生成AIを使って自分で解決できる場面が増えました。制作現場では、アウトライン化されたデザイン原稿でも文字化けせずに文字起こしができ、誤字脱字が少ないことから業務で安心して使える状態になっています。紙の制作物を読み込ませて動画構成を組み立てる作業も、以前より速くなったと受け止められています。今後はExcel作業や日報・週報といった定型業務にも広げ、空いた時間を制作物の品質向上に振り向けたいという展望が語られています。