生成AI研修を起点に内製研修へ、導入初月で業務2.4%削減した森林分野の社団法人

研修を受けた職員が自組織の講師役へ回るという流れを作ったことが、この取り組みの起点になっています。協会は外部研修の内容を参考に内製研修を3回実施し、基本的な使い方だけでなく、統計解析業務が多いという自分たちの実情に寄せた内容まで組み立てました。教材づくりの段階でも生成AIを使い、統計解析の演習用にCSV形式のダミーデータを作らせています。外から与えられた知識を、自分たちの言葉と題材に翻訳し直す工程を挟んだことが、学んだ内容を組織の中に残す働きをしたと考えられます。

利用実態を数字で拾う仕組みを、活用の広がりとほぼ同時に立ち上げたことも効いています。サイボウズ上の報告用アプリでは、どの業務でどれくらいの時間を削減できたかを利用者自身が計上する形にしました。報告されたプロンプトもアプリ上で共有できるため、効果測定の記録がそのままナレッジの蓄積を兼ねる構造になっています。測る道具と広める道具を一つにまとめた設計は、報告作業が現場にとって余計な負担と受け取られる事態を避けるうえでも理にかなっています。

個人の工夫のうち汎用性の高いものを選び、GPTs化して社内に配った運用も見逃せません。メール文面の添削は、一見するとAIに頼むほどの作業ではないように映りますが、客観的な視点を入れて表現を整えるという点では誰の業務にも当てはまります。うまくいったプロンプトを個人の手元に置かず、誰でも呼び出せる形に固定してしまえば、活用の質は使い手のスキルに左右されにくくなります。