管理の手間を3分の1以下に、健康食品・医薬品メーカーの契約管理システム刷新

事業の多角化が進むほど、契約は件数だけでなく種類も条件も枝分かれしていきます。医薬品や海外サプライヤー、M&Aが加わったアピ株式会社では、従来の契約管理システムがその変化に追いつかず、画面の構造や検索方法がわかりにくいまま運用が続いていました。目的の契約にたどり着けない事業部は法務に尋ねるほかなく、法務課には問い合わせ対応の工数が積み上がっていきます。

編集部の見立てでは、ここでの困りごとの本質は契約が増えたことそのものではなく、契約情報への入口が事実上「人に聞く」一本しか残っていなかった点にあります。探せないシステムは、使われないだけでは済みません。探せなかった分がそのまま法務部への問い合わせに姿を変え、本来の法務業務を圧迫していく。刷新の狙いが機能の追加ではなく操作性に置かれたのは、この構造が見えていたからではないでしょうか。

システム選定の基準を、法務部にとっての機能の充実ではなく、事業部が迷わず操作できるかどうかに置いた判断が起点になっています。契約管理システムを日常的に触るのは契約を結ぶ現場の担当者であり、法務はその後段で確認する側に回ります。使い手の中心を現場に置けば、必要になるのは網羅的な機能よりも、どこを押せば目的にたどり着くかが一目で分かる画面構造のほうです。直感的に使えることを最優先に据えた選び方は、入れたものの使われないという典型的なつまずきを、選定の段階で避ける設計判断でした。

通知と進捗の可視化を仕組みの側に埋め込んだ点も、実際の運用を支えています。案件がいまどの段階にあるのかをシステムが示すようになれば、状況を確認するために誰かへ連絡するという手順そのものが要らなくなります。事業部と法務のやり取りを丁寧に整える方向ではなく、やり取りが発生する場面自体を減らす方向へ寄せた設計と読み取れます。

契約情報を一か所へ集約する構成と、AIによる契約レビュー機能を同じ基盤に載せたことも見逃せません。契約書がフォルダや担当者ごとに散らばったままでは、AIに読ませる対象をかき集めるところから作業が始まってしまいます。集約を先に済ませる順序が、レビュー支援を日々の案件処理の流れに自然に乗せる条件を整えた面はあるでしょう。

通知と進捗の可視化によって事業部との状況共有がスムーズになり、案件の対応が完了するまでの管理にかかる労力は、以前と比べて3分の1以下に抑えられています。案件そのものが減ったわけではなく、同じ量を扱いながら管理の手間だけが縮んだ点に意味があります。案件管理は担当者個人の心がけではなく組織の業務として自然に定着し、契約情報が集まることで組織としての知見の蓄積と共有も進んでいます。