管理の手間を3分の1以下に、健康食品・医薬品メーカーの契約管理システム刷新

システム選定の基準を、法務部にとっての機能の充実ではなく、事業部が迷わず操作できるかどうかに置いた判断が起点になっています。契約管理システムを日常的に触るのは契約を結ぶ現場の担当者であり、法務はその後段で確認する側に回ります。使い手の中心を現場に置けば、必要になるのは網羅的な機能よりも、どこを押せば目的にたどり着くかが一目で分かる画面構造のほうです。直感的に使えることを最優先に据えた選び方は、入れたものの使われないという典型的なつまずきを、選定の段階で避ける設計判断でした。

通知と進捗の可視化を仕組みの側に埋め込んだ点も、実際の運用を支えています。案件がいまどの段階にあるのかをシステムが示すようになれば、状況を確認するために誰かへ連絡するという手順そのものが要らなくなります。事業部と法務のやり取りを丁寧に整える方向ではなく、やり取りが発生する場面自体を減らす方向へ寄せた設計と読み取れます。

契約情報を一か所へ集約する構成と、AIによる契約レビュー機能を同じ基盤に載せたことも見逃せません。契約書がフォルダや担当者ごとに散らばったままでは、AIに読ませる対象をかき集めるところから作業が始まってしまいます。集約を先に済ませる順序が、レビュー支援を日々の案件処理の流れに自然に乗せる条件を整えた面はあるでしょう。