住友商事の法務部、契約ナレッジ自動蓄積とAI契約レビューで社内基準を共有

契約書が集まる経路を、担当者の追加作業ではなく日常業務の副産物として設計した点が、この取り組みの核心と考えられます。法務部から営業部へレビュー結果をメールで返す際、CCにサービスのアドレスを入れておくと、やり取りされた契約書がそのままデータベースへ取り込まれていきます。以前試したRPA的なツールは、契約書の種類ごとの自動振り分けはできても、フォルダへ入れる作業自体は人が担う必要がありました。蓄積の起点を、業務上どのみち必ず行われる行為の上に置いたことが、忙しさに左右されずデータが増え続ける状態を生んでいます。

AIによる契約レビューの参照先を、一般的なリスク指摘ではなく自社の蓄積に向けた設計も見逃せません。事業領域が多岐にわたるぶん定型的な契約が少なく、教科書的な注意喚起だけでは実務の判断材料になりにくい。過去に類似案件でどのような条項を組み立ててきたかという社内固有の判断こそが求められる領域に、参照先を合わせた形と整理できます。ノウハウのデータベース化を先に済ませ、その土台の上にAIを載せるという順序の選択が、この参照のしかたを成立させたのでしょう。

利用の入り口をWordのアドインに置いた工夫は、定着を左右する部分です。従来は別の画面でキーワードを考えて検索する必要がありましたが、契約書を開けば参考になる条項が提示されるため、レビュー業務の延長線上で無理なく使えます。ツールを起動するかどうかの判断を都度させない導線は、担当者の習熟度に関わらず利用の裾野を広げる方向に働きます。