京セラドキュメントソリューションズ、法務の案件管理を一元化した現場発DX

選定の物差しを「契約管理と案件管理を一気通貫で扱えるか」の一点に絞り込んだ判断が、長く決まらなかった検討に決着をつけたと考えられます。この物差しは机上で作られたものではありません。法務課ではすでにPower Automateを使って案件管理の仕組みを自作しており、契約締結後の管理まで法務が担おうとすると手が届かなくなる、という限界を実務のなかで先に掴んでいました。何が足りないかを具体的に言語化できていた状態が、比較検討の軸をぶれさせなかったのでしょう。

導入した機能を法務固有の用途に閉じ込めず、「相手が多く、期限があり、経緯を残す必要がある業務」という共通項で捉え直した使い方も、この取り組みを特徴づけています。数年に一度グループ会社全体に実施する贈収賄講習では、100社近い各社の統括担当者と連携して受講率を追い、資料の現地語対応も並行します。前回の進め方が記録に残っておらず苦労した経験を出発点に、案件管理機能へ情報を集約する発想が現場から出てきました。この試みを見た別のメンバーが、28の事業部門を相手にメールで回していた個人情報台帳の年次チェックにも同じ機能を当てはめています。ベンダーが想定した用途をなぞるのではなく、業務の形が似ているものを社内で見つけ出す横展開の回り方です。

システムの外側に、自前の計測レイヤーを重ねた設計も見逃せません。ステータス変更通知メールをPower Automateでリスト化して案件概要や受付・更新・完了日時を記録し、Power BIで視覚化する組み立ては、標準機能の範囲を超えて「どの部署から、どれだけの相談が、どれくらいの期間で処理されているか」を自分たちの見たい粒度に整えるものです。全件審査から一部審査への切り替えの可能性や、依頼の多い部署への担当者の複数割り当てといった構想が具体的に語られているのは、測る手段を先に用意したからこそでしょう。