契約相談の脱メールと紙契約書のデータ化、計測器メーカーの法務ナレッジ集約

利用者の習慣を変えさせない入口の設計が、この取り組みの土台になっています。メールに返信すれば、その内容が自動的にシステム側へ蓄積される仕組みになっているため、依頼する事業部の担当者は新しい操作手順を覚え直す必要がありません。一度ログインすればそのまま直感的に使える操作性と組み合わさることで、「システムの使い方についての質問」がそもそも発生しにくくなっています。定着を機能の豊富さではなく、既存の行動をそのまま吸い上げられるかどうかで設計した点が効いていると見ています。

ツールを足し算するのではなく、業務プロセスを一気通貫でつなぐ仕組みを選んだ判断も見逃せません。複数のデジタルツールを連携させる運用を考え続ける方向ではなく、依頼から締結・保管までを一つの流れとして扱うCLMという手法に賭けた結果、つなぎ目の人力作業を設計段階から消しにいく形になりました。興味深いのは、MNTSQ側の構造を理解する作業そのものが、複雑だった契約レビューのプロセスを見直す機会になっている点です。ツールに業務を合わせるという一見後ろ向きな作業が、実際には業務の棚卸しとして機能したのだと考えられます。

導入をプロジェクトとして運び切る進め方も、成否を分けた要因でしょう。検討段階でMNTSQ側が現状のシステム構造を可視化し、導入後の運用イメージとできること・できないことを先に提示したうえで、営業担当からカスタマーサクセス担当へ引き継いだ後も導入計画と進捗管理を伴走しています。日置電機側では、業務変革の構想を描く部門長と、技術部門から異動して実務からプロセスを把握した担当者が細かく設定を詰め、打ち合わせ資料と議事録をもとにタスクと設定項目を検討するサイクルが回りました。構想を持つ側と、プロセスを実装できる側と、システムの型を示す側が分業していた体制です。