古野電気の法務システム刷新、約13,000件の契約データ移行とAI契約レビュー

十数年使い続けた全社共通のグループウェアにサービス終了の期限が示され、契約書審査と契約書管理の置き場所を作り直す必要が生じました。あわせて、過去案件の情報は散在しており、参照したい先例があってもシステムの検索では拾いにくく、メールでやり取りした相談は件名にキーワードが入っていなければたどり着けない状態が続いていました。

編集部の見立てでは、困りごとの本質は期限そのものではなく、業務が滞りなく回っていたために蓄積の弱さが表面化しないままだった点にあります。法務室5名のうち4名は法務のスキルを積んできた中途採用者で、通常業務で手一杯になりながらも年間約500件の審査を回せていた。だからこそ育成を見据えたナレッジマネジメントは後回しにでき、検索できない不便は個々の記憶と手作業で埋め合わされてきたのではないでしょうか。サービス終了は、その埋め合わせを続けるかどうかを問い直す機会になったと読めます。

後継システムに求める条件の最上位に「いまの業務フローを大きく変えないこと」を据えた選定の組み立てが、この移行を無理のないものにしています。トライアルまで進んだ2社のうち、1社は承認フローの設定が細かく、法務室から見て運用に乗せにくいうえIT部門の負担も減らないと判断され、もう1社はチャットベースで自由度が高い反面、既存の運用フローとの整合に懸念が残りました。使う側の負担と管理する側の負担を同じ評価軸に並べたことで、機能一覧の比較では見えない部分にまで判断が及んでいます。

移行を一括作業ではなく工程に分解した設計も効いています。導入決定から全社展開までの8か月に、時期ごとの実施事項と、旧システムからデータを出すタイミングをあらかじめ定めたため、電子稟議システムなど他部門の移行案件と並行して動くIT部でも段取りが組めました。約5,000件の審査案件と約13,000件の締結契約書から移行対象を絞る判断は法務室が担い、フォーマット整備をIT部が引き受ける分担に、MNTSQ側が用意したエクセルベースの移行フォーマットが重なったことで、付随情報の要不要を見極めるデータクリーニングが進めやすくなりました。1回目の移行から本稼働までの間に生じる差分を後追いで反映する二段構えや、独自の管理項目をカスタムフォームとして受け止める対応も、旧システムのデータ構造を崩さずに載せ替えるための工夫です。

週1回のミーティングにアジェンダと議事録をセットで残す運用も、この規模の移行では小さくない役割を果たしています。途中から参加したメンバーが過去の議論を資料で追えるため、担当が入れ替わっても検討の前提が失われません。確認が必要な事柄を曖昧なまま返さず次回に回答を用意し、できないことには代案を示すという応答の作法は、意思決定の滞りを防ぐ側に働いたと考えられます。

契約書の審査・管理という基本機能は問題なく稼働し、事業部門へは社内説明会を開かずマニュアルの配布だけで行き渡りました。相談時のメール連携機能に加え、タグ付けやお気に入り機能も使われるようになり、体系的な管理ができる状態に近づいています。IT部門では、組織変更や人事異動のたびにプログラムを組んで担当者を一括変更していた作業が不要になり、システムメンテナンスの工数が削減されました。ナレッジマネジメントの体系づくりは運用が固まったこれからの段階で、審査や法律相談の履歴に容易にアクセスできる状態が目標に据えられています。