古野電気の法務システム刷新、約13,000件の契約データ移行とAI契約レビュー

後継システムに求める条件の最上位に「いまの業務フローを大きく変えないこと」を据えた選定の組み立てが、この移行を無理のないものにしています。トライアルまで進んだ2社のうち、1社は承認フローの設定が細かく、法務室から見て運用に乗せにくいうえIT部門の負担も減らないと判断され、もう1社はチャットベースで自由度が高い反面、既存の運用フローとの整合に懸念が残りました。使う側の負担と管理する側の負担を同じ評価軸に並べたことで、機能一覧の比較では見えない部分にまで判断が及んでいます。

移行を一括作業ではなく工程に分解した設計も効いています。導入決定から全社展開までの8か月に、時期ごとの実施事項と、旧システムからデータを出すタイミングをあらかじめ定めたため、電子稟議システムなど他部門の移行案件と並行して動くIT部でも段取りが組めました。約5,000件の審査案件と約13,000件の締結契約書から移行対象を絞る判断は法務室が担い、フォーマット整備をIT部が引き受ける分担に、MNTSQ側が用意したエクセルベースの移行フォーマットが重なったことで、付随情報の要不要を見極めるデータクリーニングが進めやすくなりました。1回目の移行から本稼働までの間に生じる差分を後追いで反映する二段構えや、独自の管理項目をカスタムフォームとして受け止める対応も、旧システムのデータ構造を崩さずに載せ替えるための工夫です。

週1回のミーティングにアジェンダと議事録をセットで残す運用も、この規模の移行では小さくない役割を果たしています。途中から参加したメンバーが過去の議論を資料で追えるため、担当が入れ替わっても検討の前提が失われません。確認が必要な事柄を曖昧なまま返さず次回に回答を用意し、できないことには代案を示すという応答の作法は、意思決定の滞りを防ぐ側に働いたと考えられます。