食品原料商社の営業メールを生成AIで構造化し社内チャットで検索できる仕組み

起点を新しい入力作業ではなく、メール送信時にCCへ所定のアドレスを足すという運用の微調整に置いた設計が、この仕組みを成立させた最大の要因だと考えられます。営業担当者が既存のメール業務をそのまま続けるだけでデータが集まる形になっており、「別のツールに改めて記録する」という、定着しないことの多い工程が最初から存在しません。しかもCCに入れるかどうかという判断で対象を絞れるため、収集範囲を人の側でコントロールできる余地も残されています。

収集したメールをそのまま検索対象にせず、解析してタグを付け、構造化してから蓄えるという工程を挟んだことも見逃せません。顧客名・部署・情報の内容といった軸で整理しておけば、質問に対してどのデータを見に行けばよいかが定まり、回答の精度は探し方の工夫ではなく事前の整備で決まる状態になります。読み取りが難しい添付ファイルは無理に解釈させず、保存先へのリンクを自動表示して人が開く形にした割り切りも、AIに任せる範囲と人が担う範囲の線引きとして現実的です。

非IT部門の社員が日常的に使う画面であることを前提にした細部の作り込みも、この手法の要点にあたります。社内認証サービスとのSSO連携で追加設定なしにアクセスできるようにし、入力枠にはプロンプト例を初期表示して、何を聞けばよいか分からないという最初のつまずきを取り除いています。加えて、文字化けへの変換処理や、AI解析に伴ってCloud Runが複数起動した際の重複保存を防ぐロック処理といった地味な対処が積み重ねられており、こうした運用上の詰めこそが日々使われる仕組みと使われない仕組みを分ける部分でしょう。