製菓材料店88店舗と本社の情報格差、既存環境を活かした社内AIチャットボット

すでに社内にあるMicrosoft 365の環境を土台にし、その上へ最小限のAzure OpenAI ServiceとRAGを載せた構成が、この取り組みの起点になっています。新しいSaaS契約や大掛かりなシステムの入れ替えを選ばなかったことで、検討の争点は「何を買うか」ではなく「どの情報をAIに読ませるか」へ移りました。費用を抑える判断に見えて、実際には社内で話を進めるうえでの合意のしやすさにも効いた設計ではないでしょうか。

もう一つの柱は、本部スタッフの役割を問い合わせ対応からナレッジの管理・更新へ振り替えた業務プロセスの組み替えです。RAGは参照先の文書が古ければ古い答えをそのまま返すため、質問に答える人を減らすだけでは仕組みが痩せていきます。回答役を情報整備役へ移したこの配置転換は、AIが使われるほど参照元も手入れされる循環を意図したものと考えられます。

導入後に現場が自走するための足場を、同時並行で敷いた点も見逃せません。Copilot Studioで内製できる体制を整え、全社的な研修とユースケース整理、プロンプトの用意、そしてアクセス権限とデータ取り扱いのルール策定までを一続きの作業として扱っています。この組み合わせがあったからこそ、問い合わせ対応の枠を越えてデータ分析や販促企画へと使い道が広がったのだと見ています。